Положение о Канцелярии

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

Положение о Канцелярии

I. Общие положения

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно директору.

II. Задачи

Организация и руководство службой делопроизводства на предприятии.

III. Структура

1. Структуру и штаты канцелярии утверждает директор предприятия в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

2. В состав канцелярии могут входить инспекция по контролю группы обработки входящих, внутренних и исходящих документов, экспедиция, машинописное бюро, секретариат и другие подразделения.

IV. Функции

1. Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

2. Осуществление контроля над сроками исполнения документов.

3. Организация работы по регистрации, учету и хранению документальных материалов текущего архива.

4. Разработка номенклатуры дел, осуществление контроля над правильным формированием дел в подразделениях предприятия и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив.

5. Разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства на предприятии, компьютеризация процесса делопроизводства.

6. Принятие мер к своевременному обеспечению работников службы делопроизводства инвентарем, оборудованием и средствами механизации управленческого труда, ПЭВМ.

7. Печатание и размножение служебных документов.

8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

9. Оформление командировочных документов, регистрация работников, приезжающих на предприятие в командировку.

V. Взаимоотношения канцелярии с другими подразделениями предприятия

1. С транспортным отделом

Получает: транспортные средства для доставки корреспонденции.

Представляет: заявки на транспортные средства.

2. С цехами и отделами предприятия

Получает: проекты приказов и распоряжений на подпись руководству; исходящую с предприятия корреспонденцию.

Представляет: поступающую на предприятие корреспонденцию, копии распорядительных документов; бланки, формы согласно классификатору, разработанному на предприятии; методическую помощь в вопросах ведения делопроизводства.

VI. Права

1. Требовать от руководителей подразделений и исполнителей справки и другие материалы, необходимые руководству предприятия, а также информацию об исполнении документов, решений и заданий руководства предприятия.

2. Проверять правильность ведения делопроизводства в подразделениях, указывать руководителям подразделений не выявленные недостатки и требовать их устранения.

3. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил делопроизводства.

4. Указания канцелярии в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями предприятия.

VII. Ответственность

1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет заведующий отделом.

2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.